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“かんたん見積〜請求書管理”を使ってみよう (チュートリアル)
<操作方法>
- データの新規作成&印刷
- データの編集&印刷&複製
- データの削除
- データの絞込検索
- 請求書の入金チェック
- 管理メニューの各種操作
- 商品マスターデータの編集
- データベースのバックアップ
- データベースの最適化
- 複数ユーザーでの同時利用方法
1.データの新規作成&印刷
見積書・請求書発行用データの新規作成&印刷手順を以下に記載します。
■■見積書・請求書発行用データ新規作成&印刷手順■■
(1) データ新規作成等各種処理メニューの【 見積書・請求書 新規作成 】ボタンをクリックする。
↓
(2) 新規作成画面[1]の各入力項目にデータを入力し、【 次に進む 】ボタンをクリックする。
- <データ入力例>
-
・基本情報
入力項目 入力例 説明 担当 鈴木 担当者の氏名等を入力。(※データ絞込検索等の管理用途で使用する項目)
入力必須。文字数50文字以内。ドロップダウンリストで選択可。
顧客 ○○○(株) 顧客名を入力。(※データ絞込検索等の管理用途で使用する項目)
入力必須。文字数50文字以内。ドロップダウンリストで選択可。
消費税率 0.08 消費税率を入力。 ( 税率 8% =0.08 )
入力必須。
端数処理 四捨五入 税込金額の小数点以下端数をどう処理するか指定。
入力必須。「四捨五入」「切捨て」「切上げ」のいずれかを選択。
宛名 ○○○株式会社 御中 書面に記載する宛名を入力。
入力必須。文字数255文字以内。
自社名・住所等 株式会社○△□
〒111-2222 〜書面に記載する自社の名称および住所等連絡先を入力。
入力必須。文字数255文字以内。
件名 A装置セットアップ料金 書面に記載する件名を入力。
省略可。文字数255文字以内。
前文(挨拶文) 平素は格別の〜 書面に記載する挨拶文を入力。※見積書〜請求書それぞれに入力する事。
省略可。文字数255文字以内。
条件等情報 【納期】受注後2週間 条件等の各種情報を入力。※見積書〜請求書それぞれに入力する事。
省略可。文字数255文字以内。
備考 --- 備考を入力。※見積書〜請求書および領収書それぞれに入力する事。
省略可。文字数255文字以内。
但し書き 下記商品の代金として〜 領収書に記載する但し書きを入力。※領収書のみの入力項目。
省略可。文字数255文字以内。
※ 管理番号 13010001 データを管理するための、8桁(年月4桁+連番4桁)の整理番号。
自動で入力される。
※ 作成日 2013/01/05 データを作成した日付。
自動で入力される。
↓
(3) 新規作成画面[2]の各入力項目にデータを入力し、【 次に進む 】ボタンをクリックする。
- <データ入力例>
-
・明細
入力項目 入力例 説明 品番 A00001 商品の品番等を入力。
省略可。文字数50文字以内。ドロップダウンリストで選択可。
品名・仕様 商品A1 商品名やサービス内容を入力。
省略可。文字数100文字以内。
単価 1500 単価を入力。
省略可。
数量 2 数量を入力。
省略可。
単位 個 単位を入力。
省略可。文字数10文字以内。
金額 3000 金額を入力。(単価と数量の両方を入力していれば自動で計算される)
省略可。
備考 --- 備考を入力。
省略可。文字数100文字以内。
↓
(4) 入力内容を確認し、印刷したい書類の【 発行 】ボタンをクリックして印刷する。
・明細内容を修正したい場合は【 明細修正 】ボタンをクリック
・書類の挨拶文等を修正したい場合は、該当書類のタブをクリックして表示して修正
データの新規作成&印刷手順は以上です。
■データ新規作成&印刷操作の補足説明
- 担当・顧客および品番はドロップダウンリストからも入力できます。
入力枠右の▼ボタンをクリックするとリストが表示されるので、選択してください。
(キーボードのAlt+↓キーを押してもリスト表示できます)
※1.担当および顧客のリスト内容は新規登録が行われる度に順次追加されます。
※2.品番は管理メニューの「商品マスターデータ」にデータを入力する必要があります。
2.データの編集&印刷&複製
見積書・請求書発行用データの編集&印刷&複製手順を以下に記載します。
■■見積書・請求書発行用データ編集&印刷&複製手順■■
(1) データ一覧画面から編集したいデータをクリックする。
↓
(2) データ詳細画面の【 編集 】ボタンをクリックする。
↓
(3) データを編集し、印刷したい書類の【 発行 】ボタンをクリックして印刷する。
・明細内容を修正したい場合は【 明細修正 】ボタンをクリック
・書類の挨拶文等を修正したい場合は、該当書類のタブをクリックして表示して修正
・このデータを複製したい場合は【 データコピー(複製) 】ボタンをクリック
データの編集&印刷手順は以上です。
■データ編集&印刷&複製操作の補足説明
- 各書類の発行日は自動では変更されません。変更したい場合は手動で変更してください。
(発行日が空白の場合には自動で日付が入力されます)
- 各書類の印刷は、詳細画面からでも印刷できます。
(詳細画面の【発行】ボタンをクリック)
3.データの削除
見積書・請求書発行用データの削除はデータ一覧画面から行います。
削除したいデータのレコードセレクタをクリックし、Deleteキーを押してください。
顧客を複数選択して削除したい場合は、Shiftキーを押しながらレコードセレクタをクリックし、Deleteキーを押してください。
(メニューバーの「編集」→「レコードの削除」でも削除できます)
4.データを絞込検索する
見積書・請求書発行用データの絞込検索方法は 「顧客指定」 「担当指定」 「管理番号指定」 の3種類があります。
又、フィルタ使用による絞り込みも可能です。
各方法の手順を以下に記載します。
■■見積書・請求書発行用データ絞込方法■■
- 顧客を指定して絞り込む
絞込検索メニュー「顧客」タブをクリック → リスト内の顧客名をクリックして絞り込む
(顧客名を直接入力しての検索もできます)
- 担当を指定して絞り込む
絞込検索メニュー「担当」タブをクリック → リスト内の担当名をクリックして絞り込む
(顧客名を直接入力しての検索もできます)
- 管理番号を指定して絞り込む
絞込検索メニュー「管理番号」タブをクリック → 【管理番号入力】ボタンをクリックして絞り込む
- フィルタを使用して絞り込む
・顧客一覧画面で、絞り込みたい項目の▼ボタンをクリックして絞り込む (Access2007/2010使用の場合)
・顧客一覧画面で、絞り込みたいセルを右クリックして「選択フィルタ」を選ぶ (Access2003使用の場合)
絞り込みの結果はデータ一覧画面に反映されます。
絞り込みを解除したい時は【 絞込解除 】ボタンをクリックしてください。
データの絞込検索手順は以上です。
5.請求書の入金チェック
請求書データの入金チェック(入金消込)手順は2種類あります。
それぞれの手順を以下に記載します。
■■請求書の入金チェック手順 (A) ■■
(1) データ一覧画面から入金のあったデータを探し出してクリックする。
↓
(2) データ詳細画面の【 編集 】ボタンをクリックする。
↓
(3) 入金日と入金額を入力し、【 完了 】チェックボックスにチェックを付ける。
※入金日と入金額が空白の状態で完了チェックを付けると、入金日と入金額がそれぞれ自動入力されます。
※入金日や入金額が異なる場合は手動で修正してください。
入金チェック手順(A)は以上です。
■■請求書の入金チェック手順 (B) ■■
(1) データ新規作成等各種処理メニューの【 請求額集計&入金チェック 】ボタンをクリックする。
↓
(2) データ表示条件(請求書発行日)を指定し、一覧画面から入金のあったデータを探す。
↓
(3) 入金のあったデータについて、【 完了 】項目にチェックを付ける。
※チェックを付けると入金額が自動入力されます。(税込合計金額が代入されます)
※入金額と税込合計金額が異なる場合は、チェック後に入金額を手動で修正してください。
入金チェック手順(B)は以上です。
6.管理メニューの各種操作
管理メニューでは
・見積書・請求書発行データの確認
・商品マスターデータの編集
・データ格納ファイルの接続先変更
等が行えます。
■■管理メニュー起動手順■■
(1) データ新規作成等各種処理メニューの【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
7.商品マスターデータの編集
商品マスターデータの編集手順を以下に記載します。
■■商品マスターデータ編集手順■■
(1) データ新規作成等各種処理メニューの【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
↓
(2) データ確認・編集メニューの【 商品マスターデータ 】ボタンをクリックする。
↓
(3) データ(品番・品名・単価・単位)を編集する。
※新規登録の場合はデータシート最下の空白行に入力してください。
※データを削除したい場合は、削除したいデータのレコードセレクタをクリックしてDeleteキーを押してください。
↓
(4) 編集が終了したら【 保存して閉じる 】ボタンをクリックする。
商品マスターデータの編集手順は以上です。
8.データベースのバックアップ
「操作を誤ってデータを削除してしまった」「急にデータベースが破損して開かなくなった」等の
不意のデータ損失を防ぐため、データベースは定期的にバックアップするようお願い致します。
■■データベースのバックアップ手順■■
(1) データベース(実行操作ファイル)を起動している場合は一旦終了させる。
(※バックアップ作業中は実行操作ファイルを起動しない事)
↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db06_data.mdb 」を適当なフォルダにコピーする。
データベースのバックアップ手順は以上です。
リストア(復元)は、バックアップしたデータ格納ファイルを元のフォルダに戻すだけでOKです。
9.データベースの最適化
データベースは使用し続けているとファイルがどんどん肥大化していきます。
肥大化は動作遅延やデータ破損等の原因となるため、定期的に最適化(肥大化解消)処理を行ってください。
(※最適化作業前には必ずバックアップを行ってください)
■■データベースの最適化手順■■
(1) データベース(実行操作ファイル)を起動している場合は一旦終了させる。
(※最適化作業中は実行操作ファイルを起動しない事)
↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db06_data.mdb 」を起動する。
↓
(3) 【 終了 】ボタンをクリックして終了する。
(終了時に自動で最適化処理が実行されます)
データベースの最適化手順は以上です。
10.複数ユーザーでの同時利用
データ格納ファイルをLAN上の共有フォルダに置いて実行操作ファイルの接続設定を変更すれば、
複数ユーザーでのデータベース同時利用(データベース共有)が可能になります。
■■データベース共有化作業1■■
< 実行操作ファイルの接続先設定変更 >
(1) 実行操作ファイル「 kws_db06.mde 」を起動している場合は一旦終了させる。
↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db06_data.mdb 」をLAN上の共有フォルダにコピーする。
↓
(3) 実行操作ファイルを起動する。
↓
(4) データ新規作成等各種処理メニュー 【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
(5) 【 データ格納ファイル接続先変更 】ボタンをクリックする。
(6) 接続先設定条件(フォルダアドレス)を共有フォルダに変更して【接続先変更】ボタンをクリックする。
|
↓
(7) 【 終了する 】ボタンをクリックしてデータベースを終了する。
■■データベース共有化作業2■■
< 他のPCに実行操作ファイルを配布(コピー貼付) >
(1) 実行操作ファイル「 kws_db06.mde 」を、他PCの任意フォルダにコピー貼付する。
↓
(2) 実行操作ファイルを起動し、問題なく入力編集作業ができる事を確認する。
作業は以上で完了です。これでデータベースの同時利用が可能になります。
(※同時接続可能台数は、OSの種類やLAN環境によって異なりますのでご了承ください)
11.より便利な機能を追加する
“かんたん見積〜請求書管理”でできる事は上述の内容程度ですが、カスタマイズによって様々な機能が追加できます。
詳しくは 次ページの「 より便利に 」 をご覧ください。